COME GESTIRE IL TEMPO IN MODO OTTIMALE
Questo è il primo di una serie di articoli sul metodo lean, ovvero l’arte di fare di più con meno. L’obiettivo di questi articoli è quello di fornire degli spunti per produrre più risultati riducendo al minimo ogni spreco di risorse.
È una costante: sia nella vita privata che in quella lavorativa, le attività da svolgere sono sempre maggiori rispetto al tempo che si ha a disposizione per farle.
Pianificare le attività quotidiane in modo intelligente è fondamentale. Il primo passo da fare è definire le priorità in base agli obiettivi e di conseguenza eliminare i “furti di tempo”.
Particolare attenzione va prestata al modo in cui vengono definite le nostre priorità. Il rischio infatti è quello di agire in modo istintivo dando la precedenza alle richieste dei colleghi ed amici, o ancora selezionando le attività in base alle nostre preferenze, tralasciando così compiti che richiedono più tempo o che sono più difficili.
È fondamentale quindi non scegliere in modo soggettivo, ma basandosi solamente su due importanti fattori: IMPORTANZA ED URGENZA.
Rivolgendo l’attenzione sull’importanza e sull’urgenza di ogni attività, si è automaticamente in grado di dare la giusta priorità ad ogni compito.
I compiti Urgenti ed Importanti sono quelli da svolgere immediatamente.
Si tratta di attività che richiedono la nostra immediata attenzione e che sono fondamentali per raggiungere i nostri obiettivi.
Tra questi casi si comprendono questioni che riguardano crisi, problemi e scadenze: lavori per clienti importanti in scadenza, firma di accordi con partner commerciali, acquisizione di fattori produttivi strategici in esaurimento.
Subito dopo vengono i compiti Non Urgenti ma Importanti e che sono da pianificare.
Ci si riferisce quindi a compiti non urgenti ma importanti ai fini della realizzazione dei nostri obiettivi lavorativi.
Tipicamente rientrano in questi casi le attività di programmazione del lavoro che sono fondamentali per risparmiare tempo, come le attività di budgeting e strategie, l’analisi di dati statistici (ricordati che queste attività dovrebbero occupare mediamente il 20% del nostro tempo).
Successivamente vengono i compiti Urgenti e Non Importanti che bisognerebbe imparare a delegare.
Si fa riferimento a tutte quelle attività che richiedono la nostra attenzione, ma che non contribuiscono all’adempimento della nostra visione, come per esempio pagare la bolletta della luce, pagare un f24, o ordinare il toner esaurito della stampante.
Infine, vengono i compiti Non Urgenti e Non Importanti che sono da limitare o eliminare.
Si tratta principalmente di distrazioni come per esempio cercare nuovi gadget per clienti, ordinare documentazione obsoleta, o acquistare complementi d’arredo per l’ufficio. L’ideale sarebbe riuscire a delegare queste attività o a valutarne la loro definitiva eliminazione.
La corretta determinazione delle priorità è quindi la condizione fondamentale per un’ottimale pianificazione e distribuzione delle attività.
Nel mondo delle attività di servizi è altrettanto fondamentale tracciare le attività e il tempo dedicato a ciascuna di esse per avere una maggiore padronanza e successivamente controllo sulla loro pianificazione. Per fare questo ci si può appoggiare a dei software che possono essere d'aiuto, ad esempio che hanno un timesheet integrato in grado di tenere conto delle ore spese per ciascuna attività da parte di ogni collaboratore.
Federico Miotti
Fondatore di Invoice Buddy
ATTENZIONE: La notizia è riferita alla data di pubblicazione dell'articolo indicata in alto, sotto il titolo. Le informazioni contenute possono pertanto, nel corso del tempo, subire delle variazioni non riportate in questa pagina, ma in comunicazioni successive o non essere più attuali.
