LA MASSIMIZZAZIONE DEL VALORE IN UFFICIO: COME ELIMINARE SPRECHI DI TEMPO E RISORSE

Quando si parla di sprechi nell’ambito dell’ufficio, ci si riferisce ad attività per le quali vengono investiti tempo e risorse, ma alle quali non corrisponde nessuna creazione di valore per il cliente.

L’approccio lean ha proprio l’obiettivo di eliminare questi sprechi dal ciclo di produzione e di ottimizzare il processo affinché si massimizzi il valore prodotto. Nonostante il metodo lean sia stato sviluppato nell’ambito della produzione industriale, esso è applicabile anche alla dimensione dell’ufficio.

È possibile fare una distinzione tra questi sprechi per individuarne le categorie principali:

- la sovrapproduzione, ovvero quando ci si trova a produrre in quantità superiori rispetto alla domanda. In ufficio questo spreco si verifica con la produzione inutile di documentazione o con il controllo preventivo di documentazione quando ancora non si ha la certezza di dover affrontare una pratica. Una possibile soluzione a questo tipo di spreco potrebbe essere l’assegnazione graduale di mansioni specifiche ai collaboratori: ciò permette di avere una piena consapevolezza del lavoro che si sta svolgendo, evitando che più persone si occupino di una stessa pratica. Per fare questo ci si può appoggiare a programmi e software progettati proprio con lo scopo di organizzare le attività in un gruppo di lavoro;

- gli spostamenti inutili di materiali o persone, che possono avere luogo quando la disposizione del personale negli uffici e del materiale non sono ottimizzati. La filosofia lean, infatti, prende in considerazione anche questi aspetti più concreti che molto spesso passano in secondo piano. Secondo questa logica sarebbe bene archiviare la documentazione in base alla sua frequenza di consultazione, quindi avendo a portata di mano i documenti che vanno rivisti ripetutamente e collocando cartelline di pratiche già concluse in armadi e scaffali più distanti;

- la presenza di difetti nei prodotti o di errori nello svolgimento di qualche pratica. Lavorare in modo veloce non sempre apporta dei vantaggi nella produzione, anzi, a volte può essere sinonimo di perdite di tempo proprio per rimediare a qualche svista. Inoltre, un altro aspetto a cui prestare particolare attenzione riguarda l’assegnazione delle mansioni fornendo delle istruzioni chiare. Spesso, per mancanza di tempo, non ci si sofferma in una chiara spiegazione del lavoro da svolgere ai propri colleghi, ma questo può comportare delle dirette conseguenze nello svolgimento delle attività ed in una loro erronea compilazione;

- le attività inutili nel ciclo di produzione, come anche la stampa di documentazione che può restare in formato digitale o il mettere in copia in scambi di posta elettronica persone non interessate all’argomento;

- le attese durante la produzione, come anche il tempo perso ad aspettare riscontri da parte del proprio superiore o da parte di qualche cliente;

- la mancata massimizzazione delle competenze dei dipendenti che può essere causata da una distribuzione superficiale delle mansioni, senza la preventiva comprensione delle abilità specifiche di ogni risorsa. Assegnare le mansioni ai propri collaboratori in base alle loro competenze e punti di forza, comporta senza dubbio una maggiore creazione di valore per l’attività stessa. Tale valore non deriverebbe solamente da un’ottimizzazione del lavoro svolto grazie alle particolari capacità della persona, ma anche da una sua personale soddisfazione: lavorare in modo stimolante e gratificante si traduce in un maggior coinvolgimento da parte del dipendente e di conseguenza in un’ottimizzazione del suo operato, nonché in una sua fidelizzazione.

Abbiamo visto come in qualsiasi ambito aziendale sia fondamentale ottimizzare tempi e risorse per eliminare gli sprechi, concentrandosi solo su attività a valore per le quali i clienti sono disposti a pagare.

L’obiettivo finale del lean management, infatti, è proprio quello di eliminare le attività non a valore aggiunto, per concentrarsi invece su tutte le attività a valore per il cliente, attraverso il miglioramento continuo.