LEAN OFFICE: PERCHÉ APPLICARE IL “PENSIERO SNELLO” IN UFFICIO?

LEAN OFFICE: PERCHÉ APPLICARE IL “PENSIERO SNELLO” IN UFFICIO?

Quando si parla di lean office non si può far a meno di evocare le origini del metodo lean, un’idea rivoluzionaria che nasce tra il 1948 e il 1975 in Giappone, in pieno dopoguerra, negli stabilimenti della Toyota.
Una nazione in ginocchio tenta di risollevarsi, le aziende non possono attingere a risorse illimitate: devono ottimizzare. In quest’ottica si sviluppa un pensiero che porta tutti, dai dirigenti agli operai, a massimizzare ciò che hanno a disposizione.
Questo processo ha preso il nome di Just-in-time manufacturing, per identificare l’opera organizzativa di Sakichi Toyoda, Kiichiro Toyoda e Taiichi Ohno che si basa su un passo decisivo:

“Reducing flow times within production system as well as response times from suppliers and to customers”

Ovvero: Ridurre i tempi di flusso all'interno del sistema di produzione, nonché i tempi di risposta da parte dei fornitori e dei clienti.

Principi del pensiero snello da portare in ufficio

Se, come abbiamo visto, il Lean thinking nasce nell’ambito della produzione industriale per far fronte ad una necessità impellente di ottimizzazione delle risorse, esso può essere applicato anche alla vita aziendale degli uffici.
Di seguito elenchiamo i 5 fondamenti del pensiero snello:

• Individuare il flusso del valore per produrre il bene o il servizio, ed individuare invece ciò che viene definito come spreco (identificazione di attività a valore e sprechi).
• Definire il valore dal punto di vista del cliente, mettendo da parte quella che è una visione individuale.
• Ridurre al minimo i tempi di attraversamento (Lead time) rendendo fluide tutte le operazioni, creando un percorso senza intoppi e riducendo i tempi morti.
• Impostare il processo produttivo attraverso la logica pull, quindi agendo in base alla richiesta, e non push, quindi producendo in anticipo, al fine di ottimizzare il lavoro interno.
• Raggiungere la perfezione attraverso un processo di continuo miglioramento interno.

Dei diversi punti elencati uno dei più importanti è sicuramente quello relativo al meccanismo pull. Praticamente un cambio completo di mentalità produttiva in cui non si produce più in abbondanza per poi vedere vanificato il lavoro o immagazzinarlo, ma secondo la quale si ragiona in termini di segmentazione dell’opera in base alla domanda, senza sprechi inutili.

Quindi perché adottare il Lean office?

In un contesto generale di forte concorrenza, le aziende sono costrette a mantenere un livello costante di competitività e a dare ai propri clienti un valore aggiunto che le possa distinguere dalle altre aziende.
Per essere competitive le aziende devono quindi ridurre gli sprechi ed eliminare le attività superflue, creando processi standardizzati ed efficaci (procedure).
Nell’elaborazione di nuove idee al fine di perseguire un miglioramento continuo, la prima cosa da fare è ragionare su quali siano le attività a valore aggiunto e quali no.
Si possono distinguere tre attività differenti sulla base del valore che assumono agli occhi di un cliente:

• Attività che creano valore (VA): Comprendono tutte le lavorazioni necessarie a trasformare il prodotto per l’ottenimento di ciò che verrà venduto al cliente finale (come ad esempio le varie pratiche svolte per i clienti).
• Attività che non creano valore, ma necessarie (NVA): comprendono le operazioni che impegnano tempo, ma che non aggiungono nessun valore al prodotto finale (come ad esempio la partecipazione a corsi di formazione o di aggiornamento).
• Attività che non creano valore e non necessarie (come ad esempio la ricerca di documenti cartacei in archivio o di file nella rete intranet o i ri-controlli), che possono essere eliminate.

L’obiettivo finale del metodo Lean è quindi quello di eliminare le attività non a valore aggiunto e non necessarie ed invece minimizzare, dove possibile, quelle non a valore aggiunto, ma necessarie.

Per fare questo è importante concentrarsi in particolare sulle attività a valore, per le quali i clienti sono disposti a pagare, appoggiandosi anche a programmi e software che possano essere di supporto alla pianificazione ottimale del lavoro.

Federico Miotti
Fondatore di Invoice Buddy

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