SMART WORKING: BENEFICI PER L’AZIENDA E LE PERSONE
Lo Smart Working nasce e si sviluppa in Olanda negli anni '90 grazie ad un’idea di Erik Veldhoen, con l’obiettivo di migliorare l’organizzazione del lavoro nelle aziende.
L’innovazione stava nel fatto di ipotizzare che la tecnologia potesse mettere tutto il mondo in comunicazione, senza necessità di essere fisicamente vicini.
Dal 2020, anno della pandemia, lo Smart Working è diventato una modalità di lavoro diffusa e riconosciuta in tutto il mondo, anche qui in Italia: laddove ciò è possibile (ci sono ovviamente impieghi dove non è possibile stare in smart working) il lavoro viene eseguito a distanza, in qualunque luogo in cui si possa portare un computer o uno smartphone e sia disponibile una connessione Internet. L’orario di lavoro per gli smart worker è autodeterminato: l’importante è raggiungere gli obiettivi prefissati tra lavoratore e datore di lavoro. Inoltre il rapporto fra manager e lavoratore è rivoluzionato: dal controllo alla fiducia.
Grazie alla pratica dello Smart Working la definizione del lavoro cambia radicalmente: si basa sul raggiungimento degli obiettivi e non più sul numero di ore impiegate. Gli obiettivi personali e professionali del singolo convergono con quelli dell’azienda, portando così ad aumentare la produttività.
Questi sono alcuni dati oggettivi elaborati dall’Osservatorio Smart Working del Politecnico di Milano sui benefici dello Smart Working in Italia:
- Incremento della produttività di circa il 15% per lavoratore che si traduce in circa 13,7 miliardi di euro complessivi per il sistema Paese.
- Risparmio medio di 40 ore all’anno in termini di spostamenti per una giornata di Smart Working a settimana.
- Riduzione delle emissioni di CO2 pari a 135 kg all’anno.
Inoltre:
Lo Smart Working migliora l’equilibro tra lavoro e vita privata: lavorare da casa (o da qualunque luogo il dipendente scelga) permette di gestire meglio le pause, ridurre le richieste di permessi, gestire più facilmente i bambini e in generale migliorare l’equilibrio tra vita privata e lavorativa.
Lo Smart Working riduce i costi (tutti i costi): uno studio del Politecnico di Milano ha rilevato che un’azienda che offre la possibilità di Smart Working ai propri dipendenti può arrivare a risparmiare nell’immediato il 30% sulle spese di affitti, utenze e buoni pasto.
Lavorare da remoto migliora la gestione del tempo e aumenta la concentrazione. Quante volte si viene interrotti in ufficio? Quante volte si viene disturbati da un collega che parla a telefono o deve chiedere una cosa “urgente”?
Con lo Smart Working tutto questo accade lo stesso (le pause servono sempre e il confronto con i colleghi è necessario), ma in maniera più intelligente.
Lo Smart Working permette di gestire le pause in modo autonomo e di farle quando davvero c’è la necessità di staccare. Inoltre, la comunicazione asincrona (tramite chat) con i colleghi consente di pensare meglio ciò che c’è da chiedere e di avere una risposta più precisa.
E ancora, lo Smart Working offre accesso ad un bacino di risorse internazionale: si amplia potenzialmente in modo globale il bacino di risorse a cui attingere per la propria azienda. Non si è più costretti a scegliere nuovi talenti solamente nella propria città o regione, ma è possibile aprire le selezioni in tutta Italia, in altre nazioni e addirittura dall’altra parte del mondo.
Le aziende che si avvalgono dello Smart Working per questa ragione sono più competitive: attirano talenti migliori, offrono di più rispetto alla concorrenza (senza aumentare lo stipendio) ed hanno una scelta di candidati decisamente più ampia.
Il lavoro da remoto aumenta la fedeltà dei dipendenti: le aziende possono offrire diversi benefit, come buoni pasto, premi produzione, auto aziendale, ma nulla può superare il benefit dello Smart Working (totale o ibrido che sia).
Questo si traduce in un aumento della fiducia e attaccamento all’azienda e di conseguenza in meno turnover con dipendenti più contenti e produttivi e più senso di appartenenza.
C'è poi lo sviluppo delle capacità digitali dei dipendenti: tramite lo Smart Working i lavoratori sono “costretti” a utilizzare software e strumenti nuovi.
Se 2 anni fa le imprese non fossero state costrette ad adottare lo Smart Working, la gran parte di esse sarebbe rimasta poco innovativa nel suo percorso di sviluppo tecnologico.
Lo Smart Working obbligatorio ha di fatto “forzato” l'adozione di strumenti digitali che potessero agevolare e rendere possibile il lavoro da remoto. Questo ha portato diverse aziende a innovare su più fronti, dalla produzione, all’assistenza clienti (software di Help Desk), senza contare la comunicazione (come ad esempio i centralini in cloud).
Anche i dipendenti, che spesso hanno molta resistenza verso l’adozione di nuove tecnologie, sono stati costretti ad adottare nuovi strumenti tecnologici per poter lavorare in Smart Working. Questo ha portato molti vantaggi in termini di aumento di produttività, velocità e organizzazione dell’attuale lavoro.
Da sottolineatree, poi, la riduzione degli infortuni e rischi sul lavoro: nel caso in cui il lavoro venga svolto esclusivamente da casa, si riducono le probabilità d’incidenti e di malattie stagionali.
Infine lo smart working garantisce più flessibilità per tutti: non tutti siamo uguali e ognuno di noi ha esigenze differenti. Per esempio, le necessità di chi ha figli piccoli sono nettamente diverse da quelle dei lavoratori single.
Il lavoro in regime di Smart Working, se prevede anche flessibilità oraria, permette ad ognuno di noi di beneficiare della giusta elasticità per poter gestire al meglio e senza stress la vita privata e familiare, senza dover intaccare la produttività a lavoro.
Nonostante siano innegabili i numerosi benefici del lavoro da remoto, esistono anche alcuni aspetti negativi che vedremo di seguito.
Sentirsi isolati: lo Smart Working è un ottimo modo per ridurre gli spostamenti e migliorare la produttività, ma può anche portare ad un maggiore isolamento. Non ci sono più i colleghi, le pause spesso sono fatte in solitudine e non c’è più il rito dello spostamento verso l’ufficio.
Tuttavia, ci sono dei modi per combattere l'isolamento da Smart Working. Eccone alcuni:
Lavorare con un collega o un amico: per mantenere viva la vita sociale anche lavorando fuori dall’ufficio.
Non lavorare necessariamente da casa: per sopperire alla mancanza di contatto umano è possibile spostarsi in un coworking o provare a lavorare in un bar tranquillo dove ci sia connessione a internet.
Stabilire dei confini tra lavoro e tempo libero e rispettarli: quando lavoro e vita privata coincidono fisicamente, infatti, è facile perdere di vista il confine tra i due. È quindi fondamentale porsi dei limiti fin dall'inizio, ad esempio un orario limite per rispondere alle richieste di lavoro la sera o nella pausa pranzo.
Fare delle pause: la salute mentale e fisica sono importanti per fare un buon lavoro. Bisogna quindi dedicare del tempo ad aspetti come l'esercizio fisico e i pasti durante la giornata, in modo da non perdere la concentrazione sui propri obiettivi.
Aumento delle riunioni (anche inutili): il motivo è che quando le persone lavorano da casa o da remoto, tendono ad avere un accesso più facilitato ai colleghi e ai capi. Questo può portare ad un aumento di messaggi e riunioni anche nei casi in cui questi potrebbero essere ridotti notevolmente.
Per evitare di avere troppe riunioni ci sono alcune cose da fare:
Creare documentazione per prevenire domande inutili: creare un archivio in cui contenere tutti i documenti (come guide e manuali aziendali sulle procedure interne) previene molte riunioni semplicemente perché le risposte a molte delle domande che potrebbero fare i dipendenti sono già raccolte in questa documentazione.
Sfruttare i canali pubblici delle app di messaggistica: promuovere sempre più l’utilizzo dei canali o gruppi pubblici. Ogni volta che verrà fatta una domanda e data una risposta, questa resterà in archivio nella chat e tutti potranno vedere la risposta data in precedenza, evitando così di iniziare inutili riunioni e discussioni.
Problemi di sicurezza informatica
Lavorare dal computer di casa potrebbe non sempre essere opportuno ai fini della sicurezza e della privacy dei dati trattati. Questo soprattutto se non si è gli unici utenti del computer in questione e, ancor più, se altri componenti della famiglia che utilizzano il computer non prestano particolare attenzione a siti non sicuri e programmi pericolosi.
Per non mettere a rischio i dati lavorando da casa è necessario utilizzare gli strumenti giusti per proteggerli. Per esempio crittografare i file per criptare le informazioni, usare sempre l’autenticazione a due fattori, utilizzare piattaforme di archiviazione online e sistemi basati sul cloud come Google Docs o Dropbox per la condivisione dei file, anziché inviare continuamente link via e-mail.
Per far fronte a questa eventualità è necessario avere sempre una linea di riserva, come la connessione mobile dello smartphone. Se il modem si guasta o il router smette di funzionare, sarà comunque possibile collegarsi e lavorare.
Esistono poi delle problematiche relative alla sicurezza sul lavoro: il posto di lavoro in ufficio dovrebbe presentare delle caratteristiche tali da garantire la sicurezza e le condizioni ottimali per permettere ad un dipendente di lavorare in modo sicuro. Siamo sicuri che lo stesso si verifichi anche a casa?
La postazione in ufficio presenta degli standard di igiene e sicurezza che non è detto vengano rispettati anche a casa. Ci si riferisce per esempio al tipo di luce emessa dalle lampade per preservare la vista o a dispositivi ergonomici per garantire una tutela del benessere fisico dei lavoratori.
Nel caso in cui il lavoratore volesse ricreare una giusta postazione per lavorare all’interno delle mura domestiche, dovrebbe innanzitutto avere a disposizione degli spazi opportuni, oltre a doversi far carico di spese non trascurabili per allestire debitamente l’ambiente.
Alla luce di tutte queste riflessioni, vale la pena considerare lo Smart Working come opportunità sia per le aziende, sia per i lavoratori. Per questo è fondamentale appoggiarsi a programmi e software che garantiscano supporto nella programmazione e ottimizzazione del lavoro, che consentano di segnare tutte le attività svolte per i clienti e di riportarle direttamente in fattura e di razionalizzare il lavoro da affidare ai collaboratori, in modo da agevolare la pianificazione e l’organizzazione.
Federico Miotti
Fondatore di Invoice Buddy
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