CONSERVAZIONE METADATI DELLA POSTA ELETTRONICA DEI DIPENDENTI
Il Garante Privacy ha recentemente aggiornato il documento di indirizzo denominato “Programmi e servizi informatici di gestione della posta elettronica nel contesto lavorativo e trattamento dei metadati”. Con la nuova versione del provvedimento, consultabile qui, sono state introdotte alcune modifiche e precisazioni significative sul tema della conservazione dei metadati relativi alla posta elettronica in uso nei contesti lavorativi, superando molte delle criticità che anche Confcommercio aveva rappresentato agli uffici del Garante.
In particolare è stato chiarito che i metadati cui ci si riferisce nel documento di indirizzo presentano la caratteristica di essere registrati automaticamente dai sistemi di posta elettronica, indipendentemente dalla percezione e dalla volontà dell’utilizzatore, e non vanno in alcun modo confusi con le informazioni contenute nei messaggi di posta elettronica nella loro “body-part” (corpo del messaggio) o anche in essi integrate.
Da ciò consegue che le indicazioni contenute nel documento del Garante relativamente ai tempi di conservazione dei metadati come sopra definiti, non riguardano i contenuti dei messaggi di posta elettronica (né le informazioni tecniche che ne fanno comunque parte integrante) che rimangono nella disponibilità dell’utente/lavoratore, all’interno della casella di posta elettronica attribuitagli.
Il Garante quindi, in merito all’applicabilità del comma 2 dell’art. 4 della L. n. 300/1970 (deroga dall’obbligo dell’accordo sindacale o delle previa autorizzazione dell’Ispettorato del Lavoro, previsto dal comma 1) ritiene che possa essere compatibile con detta deroga una conservazione dei metadati per un periodo orientativamente non eccedente i 21 giorni, salvo estensioni che, ferma la finalità di assicurare il funzionamento delle infrastrutture del sistema della posta elettronica, dovrebbero verificarsi solo in presenza di particolari condizioni, comunque adeguatamente comprovate. Diversamente, la generalizzata raccolta e la conservazione dei “log” di posta elettronica, per un lasso di tempo più esteso, potendo comportare un indiretto controllo a distanza dell’attività dei lavoratori, richiede l’esperimento delle citate garanzie previste dall’art. 4, comma 1, della predetta L. n. 300/1970
Gli uffici di Confcommercio Vicenza (0444 964300) restano in ogni caso a disposizione per eventuali ulteriori approfondimenti.
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