L’Agenzia delle Entrate, con la Risposta ad Interpello n. 22/E del 4 ottobre 2018, fornisce indicazioni in merito alle modalità di conservazione della documentazione a supporto delle spese di viaggio sostenute in occasione di trasferte dei dipendenti.
In particolare, l’Agenzia chiarisce che ai fini dell’applicazione, alle spese di viaggio, dell’esenzione fiscale di cui al comma 5, art. 51 del TUIR, anche in sede di controllo, non è necessario allegare alla nota spese della trasferta la copia cartacea dei biglietti di viaggio emessi in formato elettronico, purché dalla documentazione disponibile risultino i dati identificativi del dipendente e della trasferta effettuata.
Resta inteso che i biglietti di viaggio emessi in formato elettronico dovranno essere conservati nel medesimo formato al fine di un eventuale riscontro in sede di controllo.
DEFINIZIONE DI TRASFERTA
La trasferta si sostanzia in uno spostamento temporaneo e provvisorio della sede di lavoro. Di norma, i contratti collettivi disciplinano la trasferta del lavoratore con riferimento al trattamento economico da corrispondere.L’art. 51, comma 5 del TUIR disciplina, invece, il trattamento fiscale (e contributivo) delle indennità e degli eventuali rimborsi spese riconosciuti al dipendente in occasione della trasferta.
DISCIPLINA FISCALE DELLA TRASFERTA
L’art. 51, comma 5 del TUIR detta il regime fiscale delle indennità erogate e dei rimborsi spese concessi al dipendente che si reca in trasferta. Il regime fiscale cambia in funzione del fatto che la trasferta avvenga nell’ambito del territorio comunale in cui si trova la sede di lavoro ovvero al di fuori di tale ambito.
Trasferte nell’ambito del territorio comunale
Le indennità e i rimborsi spese per le trasferte nell’ambito del territorio comunale in cui si trova la sede di lavoro, fatta eccezione per i rimborsi di spese di trasporto comprovate da documenti provenienti dal vettore, concorrono integralmente a formare il reddito imponibile.
Ai fini dell’applicazione della norma in oggetto non assume alcuna rilevanza l’ampiezza del comune in cui il dipendente ha la sede di lavoro.
Con riferimento alla documentazione rilasciata dal vettore (biglietti dell’autobus, ricevuta del taxi), ai fini dell’esclusione del relativo rimborso dal reddito imponibile, l’Amministrazione finanziaria richiede, oltre alla predetta documentazione, che dalla documentazione interna risulti in quale giorno l’attività del dipendente è stata svolta all’esterno della sede di lavoro.
Trasferte fuori dal territorio comunale
Per quanto concerne le trasferte fuori dal territorio comunale dove si trova la sede di lavoro, è possibile distinguere quattro sistemi, l’uno alternativo all’altro, schematizzabili come riportato nella seguente tabella:
Sistema Assoggettamento
1. Indennità forfettaria - senza rimborso delle spese di vitto e alloggio
• Indennità esente fino a € 46,48/giorno, elevati a € 77,47 per l’estero
2. Indennità con rimborso a piè di lista (o fornitura gratuita) del vitto o dell’alloggio
• Indennità esente fino a € 30,99/giorno, elevati a € 51,65 per l’estero
• Rimborso vitto o alloggio esente
3. Indennità con rimborso a piè di lista (o fornitura gratuita) del vitto e dell’alloggio
• Indennità esente fino a € 15,49/giorno, elevati a € 25,82 per l’estero
• Rimborso vitto e alloggio esente
4. Rimborso a piè di lista (documentato) di vitto, alloggio, viaggio, trasporto e spese non documentabili
• Vitto, alloggio, viaggio e trasporto esente;
• Altre spese anche non documentabili esenti fino a € 15,49/giorno, elevati a € 25,82 per l’estero.
Indipendentemente dal sistema adottato (1, 2, 3 o 4), i rimborsi analitici delle spese di viaggio, anche sotto forma di indennità chilometrica e di trasporto, non concorrono, comunque, a formare il reddito quando le spese stesse siano rimborsate sulla base di idonea documentazione.
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